Tatacara Mengurus Ijazah yang Hilang

 Kehilangan ijazah memang menakutkan. Tapi kita harus menghadapinya. Begitu juga saat kehilangan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB). Sebaiknya segera mengurus ijazah yang hilang tersebut.

Jalan administratif yang akan kita tempuh lumayan panjang. Kabar baiknya, adanya dunia maya berbentuk medsos yang menggurita, proses administrasi sudah free alias gratis. Kalau masih ada kekurangan di sana dan sini harap maklum. Masih proses transformasi.

Setiap instansi baik sekolah maupun kantor lembaga tertentu memiliki format dan cara berbeda dalam menerjemahkan peraturan. Bahkan setiap orang dalam satu kantor saja juga bisa berbeda. Ada baiknya siapkan cadangan emosi karena prosesnya akan betul-betul menguras emosi.

Kemungkinan inilah salah satu kelemahan perubahan dari pelayanan berbayar menjadi gratis. Budaya kalau ada yang sulit kenapa dipermudah seperti belum tercabut dari akarnya. Semoga pemahaman pelayanan kita segera beralih bentuk menuju kesempurnaannya.

Kedatangan ke PTSP

Catatan ini dibuat berdasar pengalaman penulis ketika mengurus STTB pada lembaga di bawah naungan Kementerian Agama dari sebuah Kabupaten Jawa Timur satu bulan lalu (Juli 2024). Oh ya, karena domisili sekarang beda dengan tempat bersekolah jadi pengurusannya lintas 2 kabupaten.

Cara Mengurus Ijazah yang Hilang

1. Meminta Pembuatan Surat Kehilangan ke Kantor Polsek

Pertama datang ke Polsek

Pertama kali datang ke polsek saya ditanya, “Apakah mempunyai salinan atau fotocopi dari ijazah asli?” Kebetulan saya tidak punya dan kehabisan stok salinan ijazah asli. Jadi harus melacak arsip di tempat bersekolah.

Sebelumnya sempat konfirmasi ke pihak petugas Polsek jika saya ada salinan dari sekolah bisa dikirimkan via WA kemudian di print. Karena salinan ijazah nanti akan digunakan sebagai arsip pihak Polsek sekaligus untuk mengecek nomor registrasi guna pembuatan surat kehilangan.

Jangan lupa bawa juga fotocopi KTP dan materai 1 lembar untuk membuat surat pernyataan. Kurang lebih, surat pernyataan berisi bahwa orang bersangkutan adalah yang menyatakan betul orang yang memiliki ijazah.

Dikareakan datang pertama belum membawa persyaratan, jadi saya pulang untuk mempersiapkan. Beruntung setelah menghubungi sekolah di luar kabupaten ternyata masih memiliki arsip dan bersedia mengirim file potonya. Setelah mencetak dan membeli materai besoknya saya datang ke kantor Polsek lagi.

Sayangnya, petugas penjaga piketnya tidak sama dengan kemarin. Mereka tidak berani menbuatkan surat kehilangan dikarenakan versi persyaratan menurut mereka masih kurang surat keterangan dari sekolah. Kemudian mereka menyarankan untuk datang lagi nanti malam karena petugas piketnya sama dengan petugas yang kemarin.

Antrian mengurus surat kehilangan

Malam sekitar pukul 09.00 kembali ke Polsek, beruntung langsung bertemu dengan Bapak petugas penjaga piket kemarin. Setelah menunggu antrian akhirnya dilayani juga dengan ketentuan persyaratan yang telah dibuat kemarin. Setelah 3 kali ke Polsek, akhirnya surat keterangan kehilangan dari kepolisian sudah didapatkan. Begitulah cara mengurus ijazah yang hilang tanpa fotocopi ijazah.

2. Menghubungi dan Mendatangi Madrasah

Pada waktu mengurus surat kehilangan, saya sudah sempat mengontak pihak madrasah karena tidak mempunyai salinan ijazah. Selanjutnya tinggal datang untuk silaturahmi dengan pihak sekolah/madrasah. Melalui komunikasi online, didapatkan informasi bahwa madrasah tidak bisa memastikan prosedur terbaru pengurusan ijazah yang hilang. Jadi saya lebih dulu datang ke kantor Kementerian Agama bagian Pendidikan Madrasah (Pendma) untuk menanyakan prosedur lengkapnya.

Dari hasil koordinasi tersebut ada beberapa format form yang perlu saya persiapkan. Diantaranya adalah Format FM-SKP-01 (Formulir Permohonan Penerbitan SKP Ijazah Karena Hilang), FM-SKP-05 (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak/SPTJM), FM-SKP-09 (Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB karena hilang untuk Madrasah masih beroperasi) dan lampiran nilai Ijazah (untuk tahun 2000 ke bawah saja ), poto 3x4 terbaru, dan materai.

Format FM-SKP-01

Format FM-SKP-05 atau STJM

                      
Setelah paham dengan semua syaratnya, saya ke sekolah untuk menyerahkan format FM-SKP-09 agar dibuatkan surat tersebut. Dengan terlebih dahulu membuat SPTJM, serta membawa foto dan materai. Selain itu, sebagai arsip pribadi saya juga membuat legalisir ijazah dari arsip ijazah sekolah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Lampiran Nilai Format FM-SKP-01 (khusus ijazah tahun 2000 ke bawah)

3. Penyiapan Dokumen-Dokumen Penting

Ada beberapa dokumen yang harus dilengkapi jika mengajukan penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah. Dokumen-dokumen kelengkapan pengajuan sudah tertera pada Format FM-SKP-01. Mulai dari fotocopi Ijazah, Buku Raport/dokumen lain yang terkait, SPTJM, Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dan 2 orang saksi teman lulus satu angkatan (bila tidak ada data diri pemohon).

Jangan lupa untuk mengisi Format FM-SKP-01 atau Formulir Permohonan Penerbitan SKP Ijazah Karena Hilang tersebut. Kemudian masukkan map beserta sejumlah persyaratannya tersebut. Letakkan FM-SKP-09 (Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB karena hilang untuk Madrasah masih beroperasi) paling atas untuk diperiksa petugas.

4. Pengurusan di Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Kementerian Agama Kabupaten

Surat Keterangan Pengganti Ijazah format keliru

Saat datang awal kemarin, supaya prosedural saran dari petugas Pendidikan Madrasah (Pendma) agar nanti mengumpulkan berkas persyaratan melalui pelayanan PTSP. Ternyata berkas ditolak PTSP karena tidak sesuai dengan persyaratan untuk format FM-SKP-09. Letak foto harus terkena stempel sekolah. Saya membantah karena format sudah saya dapatkan dari petugas Pendma langsung kemarin. Akhirnya, petugas PTSP meminta saya untuk konfirmasi ulang ke Pendma terkait perubahan tersebut.

Betul masalahnya, sama sewaktu mengurus surat kehilangan di Polsek. Petugas yang saya tanya kemarin dengan sekarang berbeda. Kemarin petugasnya laki-laki dan sekarang perempuan. Saya tanyakan dengan argumen bahwa format dari bapak yang duduk di sebelah sini. Beliau mengatakan ini yang terbaru dan intinya saya harus membuat ulang. Dengan berat hati akhirnya berkas saya bawa balik untuk perbaikan.

Jika melihat dari hasil browsing memang ada 2 versi ada yang foto memang tidak terkena stempel sekolah dan hanya cap tiga jari pemilik ijazah. Versi kedua foto dan cap tiga jari terkena stempel sekolah atau madrasah. Jadi jika mengurus sebaiknya perhatiakan hal ini agar tidak mengurus balik ke sekolah. Karena FM-SKP-09 ada kop madrasah, tanda tangan kepala sekolah dan stempel basahnya.

5. Proses Verifikasi dan Penerbitan

Saya mengurus bertepatan hari jumat sehingga bergegas balik untuk mengubah format FM-SKP-09  ke madrasah. Beruntung, meski siswa sudah banyak yang pulang tapi bagian admistrasi madrasah masih standby. Begitu saya sampaikan perbedaan versi, ternyata mereka sudah mafhum dan langsung dibuatkan serta dimintakan tanda tangan.

Karena sudah siang dan waktu istirahat kantor untuk pelaksanaan salat Jum’at, jadi tidak bisa langsung balik untuk mengumpulkan berkas. Sehabis salat Jum’at, saya baru meluncur kembali ke PTSP Kemenag dan diterima dengan baik. Akan tetapi tidak bisa langsung diproses karena posisi kepala kantor ada kegiatan di luar.

Pihak PTSP meminta saya untuk mencatat nomor HP untuk dihubungi jika FM-SKP-09, Surat Keterangan Pengganti Ijazah sudah selesai. Pada hari Senin, saya sudah mendapatkan kabar melalui HP bahwa surat sudah dapat diambil.

Surat Keterangan Pengganti Ijazah sudah terbit

                                 
Sedikit saran dari pengalaman mengurus berkas di atas, jika mengurus berhubungan dengan suatu instansi segerakan untuk secepatnya. Karena persyaratan bisa berubah dalam hitungan hari dan tidak sesuai dikarenakan perbedaan petugas penjaga piket.

Tips Antisipasi Kehilangan

• Simpan Dokumen Penting dengan Aman

Agar kejadian kehilangan tidak terjadi lagi di masa depan, simpan ijazah dan dokumen penting lainnya di tempat yang aman.

• Fotokopi dan Scan

Buatlah beberapa salinan fotokopi dan scan ijazah untuk berjaga-jaga. Simpan file salinan digital di cloud atau perangkat yang aman.

Kehilangan ijazah bisa kita taklukkan. Tidak semenakutkan yang kita bayangkan. Mengurus ijazah yang hilang memang membutuhkan waktu dan usaha lebih. Langkah-langkah  di atas, dapat menjadi referensi agar mendapatkan kembali dokumen penting yang kita perlukan. Jika ada persyaratan atau prosedur khusus yang berbeda di instansi pendidikan atau kantor, pastikan untuk mengikutinya dengan sabar.